Caso você receba um processo físico e precise tramitá-lo no SGPe, antes você deverá transformá-lo em digital.
Para isso siga os seguintes passos:
1º Passo - Digitalizar o processo físico.
2º Passo - Conferir se todas as peças estão legíveis e se a digitalização confere com o original.
3º Passo - Gerar o Termo de Encerramento do Trâmite Físico (Modelo aqui). Deverá constar o nº do Protocolo original e o nº do Processo SGP-e.
Incluir peça no Processo SGP-e correspondente.
4º Passo - Assinar digitalmente o Termo de Encerramento do Trâmite Físico com a Assinatura SGP-e.
5º Passo - Imprimir o Termo de Encerramento do Trâmite Físico.
Anexá-lo ao Processo Físico. Estas serão as últimas peças do processo físico.
6º Passo - Criar Tarefa, no SGP-e, de “guarda de processo/documento físico”, tendo como responsável o setor de origem.
7º Passo - Devolver, tramitando via Sistema de Protocolo, o processo físico ao setor de origem.
8º Passo - O setor de origem providencia o arquivamento do processo físico.
9º Passo - Setor de origem finaliza Tarefa, informando local de arquivamento.
10º Passo - Criar Termo de Arquivamento Físico (Modelo aqui). Deverá conter as informações da guarda do processo/documento físico.
Pronto!
Seu processo já está digital e você poderá tramitá-lo para o próximo setor utilizando o SGP-e.
Não há necessidade de tramitar pelo Sistema de Protocolo!